La metodología 8D no es una cosa nueva. Lleva en la gestión de problemas un cierto tiempo, y se basa en la regla de las ocho disciplinas. Es decir, un método para identificar, analizar y resolver problemas de manera eficiente.
Breve historia de la metodología 8D
Como muchos otros enfoques, tiene su origen en el Gobierno de Estados Unidos, que fue el primero en aplicar y estandarizar este método 8D durante la Segunda Guerra Mundial.
Originalmente fue conocido como Military Standard 1520: Corrective action and disposition system for nonconforming material, por su empleo durante la aquella contienda, aunque fue más tarde, la superpoderosa Ford quien lo perfeccionó, haciéndolo más popular en los años 60 y 70.
Hoy en día sigue habiendo un buen número de profesionales que demandan estos conocimientos, contándolo como un skill ideal para ser un buen gestor de proyectos.
¿Cómo funciona la metodología 8D?
Su aplicación no resulta muy complicada de entender. A la hora de abordar un problema utilizando metodología 8D, se divide en dos ciclos: un ciclo de detección y un ciclo de prevención.
El ciclo de detección comprende la creación del equipo de mejora, el análisis descriptivo del problema y la planificación y ejecución de soluciones temporales (En el diagrama correspondería a los pasos del 1 al 3).
El ciclo de la prevención trabaja el origen del problema y las acciones que pueden tomarse para prevenir su reaparición (correspondientes pasos del 4 al 8).
Pasos para aplicar la metodología 8D correctamente
1. Formar o definir el equipo
Como todo buen proyecto, el primer paso siempre es crear un equipo de trabajo multifuncional. Es de vital importancia confeccionar una plantilla con personas con conocimiento del producto o proceso que se está evaluando.
El propietario del proceso es, normalmente, el encargado de la creación del equipo.
2. Definir e identificar el problema
Definir el problema de manera medible y cuantificable. Una técnica que funciona muy bien para llevar a cabo este punto es aplicar la conocida técnica de las 5W:
- What (¿Qué ha pasado?)
- Why (¿Por qué ha sucedido?)
- When (¿Cuándo?)
- Where (¿Dónde?)
- Who (Quién?)
3. Implementar acciones de contención
Este punto trata de definir e implementar acciones de emergencia para mitigar el problema. Deben ser eficaces para darnos tiempo a finalizar la investigación del problema y poder aplicar soluciones permanentes.
4. Analizar, identificar y verificar las causas raíz
Posiblemente el paso más complicado, pero igualmente necesario. Debemos identificar todas las causas potenciales que podrían explicar por qué ocurrió el problema para entenderlo en mayor profundidad (nos puede ayudar emplear gráficos de análisis tipo Ishikhawa / Fishbone).
5. Determinar y desarrollar acciones correctivas permanentes
Una vez conocida y entendida la causa raíz hay que plantear acciones que resuelvan el problema para la parte afectada de manera permanente.
6. Implementar las acciones y soluciones correctivas
Diseñar un plan para la implementación y control de las acciones correctivas definitivas, que sustituirán a las acciones que tomamos inicialmente en el punto 3 para mitigar el problema.
7. Prevenir problemas similares
Tras verificar que el problema se ha solucionado de manera definitiva, habrá que revisar la documentación, mejorar los sistemas y prácticas para evitar que suceda algo similar en un futuro. O dicho de otra forma: emplear lo aprendido en prevención.
8. Felicitar y motivar al equipo
El punto que más nos gusta siempre, y además, es de suma importancia. Debemos felicitar al equipo y reconocer el esfuerzo colectivo que han hecho, compartiendo las lecciones aprendidas.
Plantillas para aplicar la metodología 8D
A continuación os dejamos unas útiles plantillas que nos han proporcionado de manera gratuita los chicos de FlowFactory, expertos en formación Lean.
- Plantilla PowerPoint (para imprimir – Formato A3)
- Plantilla PowerPoint (para Proyectar)
- Plantilla 8D en Excel (con ejemplo incluido)
Seguro que este recurso os ayuda con el análisis y resolución de problemas. ¡Cuéntanos cómo te ha ido!