Si en tu empresa te han encomendado la «extraña» tarea de crear una PMO, deja de sufrir, no es tan complicado como suena. Como buen project manager que eres, podrás afrontar la creación de una oficina de gestión de proyectos (PMO) en tu organización como si fuera un proyecto en sí mismo.
Pasos que debes seguir para crear una PMO
- Analizar la situación actual en tu empresa.
- Decidir el enfoque más adecuado y las herramientas que vas a emplear («tailoring»).
- Involucrar a los principales stakeholders.
Arrancamos la tarea con una planificación detallada de la la ejecución del proyecto; para esto seguimos estas 4 fases:
1. Análisis de la situación
- Podremos conocer aspectos claves de nuestra organización, como el nivel de madurez en gestión de proyectos (Project Management) de nuestra compañía.
- O el tipo de organización que está establecida en nuestra empresa: funcional, matricial o proyectizada.
- O el interés o la involucración de los interesados del proyecto.
- Los tipos de PMO que queremos crear: de soporte, control o directiva.
2. Fase de Diseño y toma de requerimientos
- Definimos las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle.
- Así como los métodos y procesos a implementar.
- Y decidimos qué herramientas y recursos son necesarios para llevarlo a cabo.
3. Implementación de la PMO
- En esta fase, pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas.
- Llevamos a cabo acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus funciones dentro de la organización.
- Ojo a la gestión del cambio, que será un elemento importante en esta fase: el éxito o el fracaso dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de los principales interesados.
4. Operaciones
- No hemos terminado aún. Queda mantener la PMO operativa y funcional.
- Utilizando y aplicando Coaching / Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva con la PMO.
- Y por último, haciendo el seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez y en base a las necesidades de negocio de la organización.
Esta entradilla está muy pero que muy resumida, y muestra solo algunos consejos para la creación de una PMO. Por supuesto, acometer un proyecto como éste no es algo fácil y deberemos planificar muy bien las distintas fases, contando con el apoyo de las capas gerenciales de la organización si queremos que el proyecto llegue a buen puerto.
¿Tiene tu empresa una PMO? ¿Qué tipo de servicios necesitas? ¿Consideras que aporta valor añadido a las tareas de los Project Managers? ¡Cuéntanos!
Fuente: CEO Level